Mitä HR:n ja headhunterin tulisi tietää digitaalisesta aineistonhallinnasta?

Keskustelin ammatillisen kollegani kanssa, joka toimii Yhdysvalloissa DAM konsulttina. Hän kertoi, että suurissa yrityksissä Yhdysvalloissa, DAM ymmärrys on vielä järjestelmätasolla. Alustojen ja järjestelmien tärkeys on selkeästi tiedostettu, ja alalle syntyy jatkuvasti uusia toimijoita, joten markkinoita on. Toisin on henkilöstön laita. DAM on uusi toimiala, jonka parissa työskenteleville tarjotaan lisääntyvässä määrin erilaisia töitä, mutta haasteita on rekrytoinnin kanssa.

Hienoa. Mikä sitten on ongelmana? Tarpeen ja osaamisen tiedostaminen, oikeiden kyvykkyyksien tunnistaminen ja rekrytointi. Toki ensin asialle pitää saada johdon tuki. Toinen vaihtoehto on ulkoistaa tiettyjä osaamisen alueita, mutta sekin vaatii vastuuhenkilöltä osaamista. Täytyy tietää, mitä osaamista ja toimintoja tarvitaan. Digital asset manager, digitaalinen omaisuudenhoito, kuvaa hyvin sitä, että kyse on todella digitaalisen omaisuuden hoitamisesta.

Suomessakin alustat ja järjestelmät ovat kehittyneet, ja niiden merkitys tiedostetaan. Suomeen on siis syntymässä kokonaan oma toimiala järjestelmien ympärille koulutuksineen ja työpaikkoineen. Tästä HR:n ja headhunterien pitäisi olla tietoisia. Tämä on suuri mahdollisuus heillekin, ja erityisen tarpeellinen tämän osaamisen kartoittaminen on monille yrityksille jo tänä päivänä.

Digitaalisen aineistonhallinnan ympärille kyvykkäitä, kehityskelpoisia henkilöitä löytyy varmasti esim. valokuvaajien, arkistonhoitajien, IT:n tai muotoilun piiristä. Realistinen hakuprosessi, jossa hakijalta ei odoteta koko prosessin kaikkien osien hallintaa, auttaa varmasti hyvien ihmisten löytämisessä. Oma polkuni on kulkenut  DAM -konsultointiin graafisen teollisuuden kautta.

Joka tapauksessa yksi totuus on ilmeinen: Miehittämätön aineistonhallintajärjestelmä ei maksa koskaan itseään takaisin, ja todennäköisesti hankkeena epäonnistuu.

Tiedätkö, ettet tiedä ?

Kun tiedät, että et tiedä, alat kuunnella ja hankkia tietoa. Kun et tiedä, ettet tiedä, voit luulla jo tietäväsi. Tästä keskusteltiin Lontoossa paljon. On hienoa, kun voit sanoa, että et tiedä, koska silloin olet jo ottanut monta edistyksen askelta.

Digitaalisen aineistonhallinnan ympärillä tämä on täyttä totta. Moni yritys tulee juuri esim. Lontooseen silloin, kun ymmärtävät, että heidän pitäisi ymmärtää aiheesta ensin enemmän, ennen kuin lähdetään hankkimaan mitään järjestelmää. Tai ennen kun päivitetään vanha järjestelmä uuteen. Ei tiedetä, mitä pitäisi tietää, ja tullaan oppimaan sitä.

Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan tarve ainoastaan kuvien säilyttämisen tarpeelle. Välttämättä siinä vaiheessa ei kiinnitetä paljoakaan huomiota siihen, mikä voisi olla oma tarve, tai millaiseksi omat tarpeet muodostuvat tulevaisuudessa. Samoin roolitukseen, resursseihin ja prosessiin ei osata tarttua. Moni yritys elää tällaisen kuva-arkiston kanssa pitkäänkin. Vaikka tarpeet kehittyisivät, niitä ei osata liittää kokonaisuudeksi. Hyvä kysymys itselle esitettynä on, miksi tallennan mitään?

People, processes and technology. Näistä on tämän ajan aineistonhallinta tehty. Toimiva aineistonhallinta palvelee laajasti eri toimintoja: taittajia, kanavia, verkkokauppaa, kumppaneita ja koko liiketoimintaa. Koko kuvion ytimessä pyörii teknologia, jota ruokitaan oikealla tekemisellä, metadatalla, materiaaleilla ja työnkuluilla. Metadata ja sen hallinta pyörittää hyvin johdettua aineistonhallintaa.

Mitä sinä ja yrityksesi tiedätte aineistonhallinnasta?

Lontoon DAM 2015

Nyt se on jälleen nähty. DAM kokoontuminen, jossa niin järjestelmien toimittajat kuin alan asiantuntijat esittäytyvät vaikuttavilla puheenvuoroillaan. Jälleen parasta antia seminaarissa olivat case-esimerkit siitä, miten DAM toimii yrityksen sisällä, ja miten kurinalaista hyvän prosessin aikaansaaminen on. Ja miten se myös palkitsee tekijänsä.

Tänä vuonna tapasin useita yrityksiä kuuntelemassa puheenvuoroja, verkottumassa, sekä hankkimassa tietoa siitä, millainen järjestelmä pitäisi hankkia. Isoja, kansainvälisiä, tuttuja brändejä, joiden verkkosivut ovat vaikuttavia ja materiaalia on paljon jaettavana. Yllätyin siitä, kuinka pienillä resursseilla projekteja hoidetaan suurissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Itse asiassa he ovat myös itse huomanneet, että DAM vaatii aikaa ja resursseja.

Iso autonvalmistaja kertoi minulle, että mainostoimisto tarjoaa heille jatkuvasti palvelujaan aineistonhallinnassa. Heidän tavoitteensa on kuitenkin ottaa kaikki ohjat omiin käsiin, jopa niin, että järjestelmä hankitaan itselle, ei pilvipalveluna. Tämä on harvinaista tänä päivänä, koska pilvipalvelut vastaavat hyvin asiakkaiden tarpeisiin, ja integraatiot muihin järjestelmiin ovat mahdollisia paremmin nykyään kuin aiemmin. Kannattaa miettiä tarkkaan, onko tarkoituksenmukaista hankkia henkilöitä ylläpitämään teknistä infraa, ennemmin kannattaisi panostaa henkilöihin, jotka ylläpitävät sisältöjä ja aineistoja siten, että järjestelmä palvelee tarkoitustaan.

Time to market, monen järjestelmätoimittajan taikasana. Se tarkoittaa sitä, että hyvä prosessi mahdollistaa nopeamman markkinoille pääsyn, nopeamman myynnin aloituksen, ja nopeamman kassavirran yritykselle. Kuvat, taitot, mainokset, markkinointi, kanavat...koko prosessi nopeutuu, kun sitä johdetaan hyvin. Ja sitä johdetaan parhaiten yrityksen sisältä käsin, ei kumppaneiden toimesta, mutta kumppaneiden kanssa yhteistyössä.

Ensi vuonna uudelleen. DAM Lontoo keräsi tänä vuonna entistä enemmän väkeä, joka sekin kertoo siitä, että tietoa tarvitaan, ja sitä tullaan hakemaan.

Mitä 3 M opettaa aineistonhallinnasta?

Tutustuin juuri ison, globaalin yrityksen, 3 M:n, tapaan hallita aineistojaan. Yritys on rakentanut vuodesta 1998 käytäntöjään aineistojen hallinnointiin ja arkistointiin. Tavat ovat kehittyneet jatkuvasti, ja yksi tärkeimmistä kehityksen moottoreista on oma oppiminen ja kasvu aiheeseen.

Yritys pitää tärkeimpinä tekijöinä aineistonhallinnan strategiassaan viittä lähtökohtaa:

- käyttäjäkokemus
- korkealuokkainen sisältö
- sosiaalisuus
- kaupallisuus
- korkealuokkainen toimivuus

Tämä on erinomainen lähtökohta toimivalle aineistonhallinnalle. Näiden lisäksi he ovat määritelleet mitä tämä tarkoittaa tekemisen tasolla:

- DAM:in toiminnallisuus; standardit, prosessit, joustavuus, luodinkestävä teknologia
- läpinäkyvyys muiden hankkeista ja johdonmukaisuus
- oikeuksien hallinta
- luottamus käyttäjien palautteeseen ja ennen kaikkea luovien ihmisten palautteeseen
- juridisten määräysten ja ohjeiden noudattaminen

Jotta 3 M on päässyt tähän asti toiminnassaan, hekin ovat kompastelleet matkallaan, niinkuin kaikki muutkin. Suurimpina kompastuskivinään heillä on ollut:

- monta erillistä, hajanaista varastointitapaa aineistoille
- orpoja aineistoja ilman metadataa tai muuta tunnistetta
- aineistojen uudelleentuottaminen
- turvattomat tavat aineiston säilyttämiseen
- heikko yhteistoiminta ja heikot prosessit
- käyttäjien tunnistamiseen liittyvät haasteet
- puutteellinen näkyvyys muiden hankkeista, läpinäkyvyys
- taloudelliset esteet projektille

Todennäköisesti olet myös törmännyt näihin esteisiin ja haasteisiin omassa organisaatiossasi. Nämä samat teemat toistuvat jatkuvasti kaikkialla aineistonhallintaprojektien ympärillä.

Summa summarum, mitä tarvitset onnistuaksesi, tarvitset loistavat järjestelmäntoimittajat, IT kollegat, taloudellisen tuen, ja ennen kaikkea projektin omistajuus on oltava kunnossa. Näiden tekijöiden avulla järjestelmäinvestointi alkaa myös maksaa itseään takaisin.

Onko DAM edelleen kuvapankki?

Mikä on muuttunut viime vuosina?

Viimeisen kymmenen vuoden aikana viestinnän ja markkinoinnin digitaalisten materiaalien tallennusta on tehty monin eri tavoin. Edelleen hyvät käytännöt tuntuvat olevan omat jaetut verkkolevyt, sekä muut ulkoiset tallennusvälineet. Myös puhutaan sujuvasti kuvapankista.

Seurasin eilen mielenkiintoista Henry Stewartin ajankohtaisseminaaria, jossa neljä alan asiantuntijaa arvioivat DAM toimialan kehittymistä ja sen trendejä. Asiantuntijat totesivat edelleen samoja asioita kuin jo vuosia ovat toistelleet.

Ensimmäinen ja tärkein asia yli kaiken, on aineistonhallinnan näkeminen viestinnän ja markkinoinnin strategian toteutuksessa, eli siellä, missä päätetään kanavat ja mitä tallennettavalla aineistolla halutaan saavuttaa. Yrityksissä voidaan miettiä enemmän sitäkin, olisiko tallennettava ja jaettava materiaali muutettavissa rahaksi jollain tavoin. Mutta ennen sitä olisi laitettava aineistonhallinta järjestykseen, ja rakennettava prosessi sen ympärille, jos sitä ei ole.

Monet ns. DAM järjestelmät toimivat edelleen kuvapankkeina, ja usein vielä aika kalliina sellaisina. Järjestelmät mahdollistaisivat kuitenkin paljon nykyistä laajempaa ajattelua peruskäytön ympärille. Kuten integraatiot muihin tietokantoihin tai järjestelmiin, liiketoiminnan tavoitteista kumpuavaa aineistonhallinnoinnin ajattelua ja toimintaa sekä ne toimivat käytännöt. Parhaimmillaan aineistonhallinta palvelee markkinoinnin, viestinnän ja myynnin intohimoista tangoa.

Eilisessä seminaarissa todettiin jokavuotisen tradition mukaisesti, että muutoksen johtaminen on yksi suurimmista haasteista yrityksissä. Oman kokemukseni mukaan muutoksen johtamisen yksi keskeisimpiä asioita on viestittää tiimille edut ja hyödyt mitä järjestelmän avulla saavutetaan. Lisäksi vastuullisen superuserin olisi vielä hyvä olla aiheesta innostunut ja motivoitunut.

Mihin ollaan menossa?

Tässä alla olevassa, jokavuotisessa kuvassaan, Scott Brinker kuvaa ansiokkaasti nykyistä eri alustojen maailmankarttaa. Kuva ei ole täydellinen, eikä voikaan olla, koska alustojen määrä tuplaantuu vuosittain. Samalla myös toimijat ostavat toisiaan, ja kehitys on jatkuvaa. 

Kuva kertoo järjestelmän ostajalle sen, kuinka vaikeaa on miettiä omaa tarvettaan siitä lähtökohdasta, mitä järjestelmien toimittajat tulevat yritykselle myymään. Tärkein vaihe hankinnan tekemisessä on miettiä ensin omaa tarvettaan, ja sitä, mitä halutaan saada aikaiseksi.