Tiedätkö, ettet tiedä ?

Kun tiedät, että et tiedä, alat kuunnella ja hankkia tietoa. Kun et tiedä, ettet tiedä, voit luulla jo tietäväsi. Tästä keskusteltiin Lontoossa paljon. On hienoa, kun voit sanoa, että et tiedä, koska silloin olet jo ottanut monta edistyksen askelta.

Digitaalisen aineistonhallinnan ympärillä tämä on täyttä totta. Moni yritys tulee juuri esim. Lontooseen silloin, kun ymmärtävät, että heidän pitäisi ymmärtää aiheesta ensin enemmän, ennen kuin lähdetään hankkimaan mitään järjestelmää. Tai ennen kun päivitetään vanha järjestelmä uuteen. Ei tiedetä, mitä pitäisi tietää, ja tullaan oppimaan sitä.

Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan tarve ainoastaan kuvien säilyttämisen tarpeelle. Välttämättä siinä vaiheessa ei kiinnitetä paljoakaan huomiota siihen, mikä voisi olla oma tarve, tai millaiseksi omat tarpeet muodostuvat tulevaisuudessa. Samoin roolitukseen, resursseihin ja prosessiin ei osata tarttua. Moni yritys elää tällaisen kuva-arkiston kanssa pitkäänkin. Vaikka tarpeet kehittyisivät, niitä ei osata liittää kokonaisuudeksi. Hyvä kysymys itselle esitettynä on, miksi tallennan mitään?

People, processes and technology. Näistä on tämän ajan aineistonhallinta tehty. Toimiva aineistonhallinta palvelee laajasti eri toimintoja: taittajia, kanavia, verkkokauppaa, kumppaneita ja koko liiketoimintaa. Koko kuvion ytimessä pyörii teknologia, jota ruokitaan oikealla tekemisellä, metadatalla, materiaaleilla ja työnkuluilla. Metadata ja sen hallinta pyörittää hyvin johdettua aineistonhallintaa.

Mitä sinä ja yrityksesi tiedätte aineistonhallinnasta?

Lontoon DAM 2015

Nyt se on jälleen nähty. DAM kokoontuminen, jossa niin järjestelmien toimittajat kuin alan asiantuntijat esittäytyvät vaikuttavilla puheenvuoroillaan. Jälleen parasta antia seminaarissa olivat case-esimerkit siitä, miten DAM toimii yrityksen sisällä, ja miten kurinalaista hyvän prosessin aikaansaaminen on. Ja miten se myös palkitsee tekijänsä.

Tänä vuonna tapasin useita yrityksiä kuuntelemassa puheenvuoroja, verkottumassa, sekä hankkimassa tietoa siitä, millainen järjestelmä pitäisi hankkia. Isoja, kansainvälisiä, tuttuja brändejä, joiden verkkosivut ovat vaikuttavia ja materiaalia on paljon jaettavana. Yllätyin siitä, kuinka pienillä resursseilla projekteja hoidetaan suurissa ja kansainvälisissä yrityksissä. Itse asiassa he ovat myös itse huomanneet, että DAM vaatii aikaa ja resursseja.

Iso autonvalmistaja kertoi minulle, että mainostoimisto tarjoaa heille jatkuvasti palvelujaan aineistonhallinnassa. Heidän tavoitteensa on kuitenkin ottaa kaikki ohjat omiin käsiin, jopa niin, että järjestelmä hankitaan itselle, ei pilvipalveluna. Tämä on harvinaista tänä päivänä, koska pilvipalvelut vastaavat hyvin asiakkaiden tarpeisiin, ja integraatiot muihin järjestelmiin ovat mahdollisia paremmin nykyään kuin aiemmin. Kannattaa miettiä tarkkaan, onko tarkoituksenmukaista hankkia henkilöitä ylläpitämään teknistä infraa, ennemmin kannattaisi panostaa henkilöihin, jotka ylläpitävät sisältöjä ja aineistoja siten, että järjestelmä palvelee tarkoitustaan.

Time to market, monen järjestelmätoimittajan taikasana. Se tarkoittaa sitä, että hyvä prosessi mahdollistaa nopeamman markkinoille pääsyn, nopeamman myynnin aloituksen, ja nopeamman kassavirran yritykselle. Kuvat, taitot, mainokset, markkinointi, kanavat...koko prosessi nopeutuu, kun sitä johdetaan hyvin. Ja sitä johdetaan parhaiten yrityksen sisältä käsin, ei kumppaneiden toimesta, mutta kumppaneiden kanssa yhteistyössä.

Ensi vuonna uudelleen. DAM Lontoo keräsi tänä vuonna entistä enemmän väkeä, joka sekin kertoo siitä, että tietoa tarvitaan, ja sitä tullaan hakemaan.