Mitä 3 M opettaa aineistonhallinnasta?

Tutustuin juuri ison, globaalin yrityksen, 3 M:n, tapaan hallita aineistojaan. Yritys on rakentanut vuodesta 1998 käytäntöjään aineistojen hallinnointiin ja arkistointiin. Tavat ovat kehittyneet jatkuvasti, ja yksi tärkeimmistä kehityksen moottoreista on oma oppiminen ja kasvu aiheeseen.

Yritys pitää tärkeimpinä tekijöinä aineistonhallinnan strategiassaan viittä lähtökohtaa:

- käyttäjäkokemus
- korkealuokkainen sisältö
- sosiaalisuus
- kaupallisuus
- korkealuokkainen toimivuus

Tämä on erinomainen lähtökohta toimivalle aineistonhallinnalle. Näiden lisäksi he ovat määritelleet mitä tämä tarkoittaa tekemisen tasolla:

- DAM:in toiminnallisuus; standardit, prosessit, joustavuus, luodinkestävä teknologia
- läpinäkyvyys muiden hankkeista ja johdonmukaisuus
- oikeuksien hallinta
- luottamus käyttäjien palautteeseen ja ennen kaikkea luovien ihmisten palautteeseen
- juridisten määräysten ja ohjeiden noudattaminen

Jotta 3 M on päässyt tähän asti toiminnassaan, hekin ovat kompastelleet matkallaan, niinkuin kaikki muutkin. Suurimpina kompastuskivinään heillä on ollut:

- monta erillistä, hajanaista varastointitapaa aineistoille
- orpoja aineistoja ilman metadataa tai muuta tunnistetta
- aineistojen uudelleentuottaminen
- turvattomat tavat aineiston säilyttämiseen
- heikko yhteistoiminta ja heikot prosessit
- käyttäjien tunnistamiseen liittyvät haasteet
- puutteellinen näkyvyys muiden hankkeista, läpinäkyvyys
- taloudelliset esteet projektille

Todennäköisesti olet myös törmännyt näihin esteisiin ja haasteisiin omassa organisaatiossasi. Nämä samat teemat toistuvat jatkuvasti kaikkialla aineistonhallintaprojektien ympärillä.

Summa summarum, mitä tarvitset onnistuaksesi, tarvitset loistavat järjestelmäntoimittajat, IT kollegat, taloudellisen tuen, ja ennen kaikkea projektin omistajuus on oltava kunnossa. Näiden tekijöiden avulla järjestelmäinvestointi alkaa myös maksaa itseään takaisin.

Onko DAM edelleen kuvapankki?

Mikä on muuttunut viime vuosina?

Viimeisen kymmenen vuoden aikana viestinnän ja markkinoinnin digitaalisten materiaalien tallennusta on tehty monin eri tavoin. Edelleen hyvät käytännöt tuntuvat olevan omat jaetut verkkolevyt, sekä muut ulkoiset tallennusvälineet. Myös puhutaan sujuvasti kuvapankista.

Seurasin eilen mielenkiintoista Henry Stewartin ajankohtaisseminaaria, jossa neljä alan asiantuntijaa arvioivat DAM toimialan kehittymistä ja sen trendejä. Asiantuntijat totesivat edelleen samoja asioita kuin jo vuosia ovat toistelleet.

Ensimmäinen ja tärkein asia yli kaiken, on aineistonhallinnan näkeminen viestinnän ja markkinoinnin strategian toteutuksessa, eli siellä, missä päätetään kanavat ja mitä tallennettavalla aineistolla halutaan saavuttaa. Yrityksissä voidaan miettiä enemmän sitäkin, olisiko tallennettava ja jaettava materiaali muutettavissa rahaksi jollain tavoin. Mutta ennen sitä olisi laitettava aineistonhallinta järjestykseen, ja rakennettava prosessi sen ympärille, jos sitä ei ole.

Monet ns. DAM järjestelmät toimivat edelleen kuvapankkeina, ja usein vielä aika kalliina sellaisina. Järjestelmät mahdollistaisivat kuitenkin paljon nykyistä laajempaa ajattelua peruskäytön ympärille. Kuten integraatiot muihin tietokantoihin tai järjestelmiin, liiketoiminnan tavoitteista kumpuavaa aineistonhallinnoinnin ajattelua ja toimintaa sekä ne toimivat käytännöt. Parhaimmillaan aineistonhallinta palvelee markkinoinnin, viestinnän ja myynnin intohimoista tangoa.

Eilisessä seminaarissa todettiin jokavuotisen tradition mukaisesti, että muutoksen johtaminen on yksi suurimmista haasteista yrityksissä. Oman kokemukseni mukaan muutoksen johtamisen yksi keskeisimpiä asioita on viestittää tiimille edut ja hyödyt mitä järjestelmän avulla saavutetaan. Lisäksi vastuullisen superuserin olisi vielä hyvä olla aiheesta innostunut ja motivoitunut.

Mihin ollaan menossa?

Tässä alla olevassa, jokavuotisessa kuvassaan, Scott Brinker kuvaa ansiokkaasti nykyistä eri alustojen maailmankarttaa. Kuva ei ole täydellinen, eikä voikaan olla, koska alustojen määrä tuplaantuu vuosittain. Samalla myös toimijat ostavat toisiaan, ja kehitys on jatkuvaa. 

Kuva kertoo järjestelmän ostajalle sen, kuinka vaikeaa on miettiä omaa tarvettaan siitä lähtökohdasta, mitä järjestelmien toimittajat tulevat yritykselle myymään. Tärkein vaihe hankinnan tekemisessä on miettiä ensin omaa tarvettaan, ja sitä, mitä halutaan saada aikaiseksi.