Mitä 3 M opettaa aineistonhallinnasta?

Tutustuin juuri ison, globaalin yrityksen, 3 M:n, tapaan hallita aineistojaan. Yritys on rakentanut vuodesta 1998 käytäntöjään aineistojen hallinnointiin ja arkistointiin. Tavat ovat kehittyneet jatkuvasti, ja yksi tärkeimmistä kehityksen moottoreista on oma oppiminen ja kasvu aiheeseen.

Yritys pitää tärkeimpinä tekijöinä aineistonhallinnan strategiassaan viittä lähtökohtaa:

- käyttäjäkokemus
- korkealuokkainen sisältö
- sosiaalisuus
- kaupallisuus
- korkealuokkainen toimivuus

Tämä on erinomainen lähtökohta toimivalle aineistonhallinnalle. Näiden lisäksi he ovat määritelleet mitä tämä tarkoittaa tekemisen tasolla:

- DAM:in toiminnallisuus; standardit, prosessit, joustavuus, luodinkestävä teknologia
- läpinäkyvyys muiden hankkeista ja johdonmukaisuus
- oikeuksien hallinta
- luottamus käyttäjien palautteeseen ja ennen kaikkea luovien ihmisten palautteeseen
- juridisten määräysten ja ohjeiden noudattaminen

Jotta 3 M on päässyt tähän asti toiminnassaan, hekin ovat kompastelleet matkallaan, niinkuin kaikki muutkin. Suurimpina kompastuskivinään heillä on ollut:

- monta erillistä, hajanaista varastointitapaa aineistoille
- orpoja aineistoja ilman metadataa tai muuta tunnistetta
- aineistojen uudelleentuottaminen
- turvattomat tavat aineiston säilyttämiseen
- heikko yhteistoiminta ja heikot prosessit
- käyttäjien tunnistamiseen liittyvät haasteet
- puutteellinen näkyvyys muiden hankkeista, läpinäkyvyys
- taloudelliset esteet projektille

Todennäköisesti olet myös törmännyt näihin esteisiin ja haasteisiin omassa organisaatiossasi. Nämä samat teemat toistuvat jatkuvasti kaikkialla aineistonhallintaprojektien ympärillä.

Summa summarum, mitä tarvitset onnistuaksesi, tarvitset loistavat järjestelmäntoimittajat, IT kollegat, taloudellisen tuen, ja ennen kaikkea projektin omistajuus on oltava kunnossa. Näiden tekijöiden avulla järjestelmäinvestointi alkaa myös maksaa itseään takaisin.