Miten digitaalisella aineistonhallinnalla rakennetaan kilpailuetuja?

Miten digitaalinen aineistonhallinta liittyy kilpailuetujen rakentamiseen?

Tämän päivän pirstaloitunut markkinoinnin kenttä tarkoittaa yrityksen näkökulmasta sitä, että tarvitaan sisältöjä ja materiaaleja, joita voidaan hyödyntää eri medioissa eri muodoissa. Kaikki markkinointi ja viestintä lähtee sisällöstä ja sitä kautta aineistoista.
- Onko yritys esillä sosiaalisessa mediassa?
- Tuottaako yritys verkkosivustoja, jotka päivittyvät ajantasaisilla kuvamateriaaleilla?
- Harjoittaako yritys sähköistä suoramarkkinointia, joka hyödyntää tietokantoja yhdessä kuvamateriaalin kanssa?  
Tämän päivän maailmassa aineistojen tulee olla nopeasti löydettävissä, hyödynnettävissä ja jaettavissa missä päin maailmaa tahansa.

Mitä itse asiassa on digitaalinen aineistonhallinta, digital asset management? Se on tapa hallinnoida järjestelmän avulla yritysten digitaalista omaisuutta; kuvia, videoita, taittoja, esityksiä ja muita jaettavaksi ja hyödynnettäväksi tarkoitettuja materiaaleja. Sitä voidaan kuvata selkärangaksi, jonka ympärille rakentuu keho.

On varsin tavallista, että yrityksen rahalla ostettu, välivaiheeksi mielletty, digitaalinen omaisuus lojuu CD/DVD -levyillä, kovalevyillä, sähköposteissa, mainos- tai viestintätoimiston arkistoissa, tai reprojen ja painojen arkistoissa. Kaikki materiaali on siis näennäisesti tallessa. Mikäli aineistoja ei hallinnoida järjestelmällisemmin kuin edellä kuvattu, se aiheuttaa etsimisestä aiheutunutta ajan hukkaa, ja mahdollisesti aineiston uudelleen työstämistä, ja sitä kautta sekä ajan että rahan menetystä yrityksille.

Ongelmaksi asia muodostuu, kun materiaaleilla pitäisi tehdä jotain. Onko mahdollisesti yhteistyökumppani vaihtunut, tai talon sisällä olevat henkilöt tai heidän toimenkuvansa vaihtuneet? Mistä silloin löydetään tarvittava ja asiaan liittyvä aineisto? Usein se teetetään uudelleen luottokumppanin kanssa. Ja luottokumppani saa laskuttaa, koska tehdystä työstä kuuluukin maksaa.

Digitaalinen aineistonhallinta ei tee itse mitään, se ei poista arkistointityötä yritykseltä, päin vastoin, se hyvin hoidettuna lisää työtä - ensi silmäyksellä. Se on verrattavissa siihen, että siivotaan kaapit, ja järjestellään kaikki paikalleen. Sen jälkeen ei tarvitse etsiä, kun kaikilla tavaroilla on sovitut paikat. Puhumattakaan niistä tilanteista, joissa uusien ihmisten pitäisi löytää jotain, ja he eivät edes tiedä, mistä kaapista mitäkin pitäisi etsiä. Mutta siinä vaiheessa se jo säästää aikaa, kun materiaalit on järjestyksessä ja selkeästi luokiteltuna.

Ennen oli toisin. Oli painetut esitteet, joiden filmit olivat arkistoitu painoissa. Nyt kaikki sisältö on digitaalista, heti hyödynnettävissä ja jaettavissa. Näin ollen olisi toivottavaa, että se olisi myös heti löydettävissä. Nopeus ja säästöt muodostavat yhdessä jo varsin hyvän kilpailuedun, puhumattakaan siitä, kuinka montaa asiakasta voi palvella ajantasaisella informaatiolla. 

Paraskaan mainos- tai viestintätoimistokumppani ei ole brändinvartijan roolissa se, jolle pitäisi antaa valtakirjaa tämän omaisuuden "omistamiseen". Yrityksen tulee itse huolehtia omistamastaan aineistosta, ja antaa valtuudet sen käytölle niille, kenen kanssa kulloinkin toimitaan.

Digitaalinen aineistonhallinta (DAM) on väline, ei päämäärä tai itsetarkoitus. Päämäärä pitäisi olla yrityksen kilpailuetujen rakentaminen digitaalisen aineistonhallinnan avulla.